Le DAM : Quelles fonctions, pour quels usages ?
Dans notre billet « Qu’est-ce qu’un DAM ? », nous avions planté le décor, et apporté une introduction au DAM, en tant que référentiel des contenus digitaux de l’entreprise.
Il est maintenant temps de présenter ses principales fonctions, ainsi que des cas d’usages pour en démontrer la pertinence pour l’entreprise.
Des fonctions clefs, au service de la performance
Intégrer, organiser, conserver, partager et distribuer les contenus digitaux sont les fonctions principales du DAM.
L’intégration de contenus numériques doit être une opération aisée pour les utilisateurs. Qu’il s’agisse de les intégrer de façon unitaire, ou bien en masse (par lots), permettant de réaliser des campagnes de mises à jour. La richesse des formats supportés (images, présentations, vidéos…) par le DAM est un critère important lors du choix de la solution.
Une fois intégrés, il est nécessaire de valider et d’organiser les contenus.
Un contrôle et une validation utilisateur des contenus permet de garantir leur qualité lors de la mise à disposition. Un statut « approuvé » permet d’éviter toute utilisation intempestive. Cette validation peut être réalisée au travers un workflow disponible dans le DAM, permettant ainsi d’améliorer l’expérience collaborative.
Les processus de validation peuvent être extrêmement complexes dans certaines industries réglementées (notamment dans le domaine de la santé). Dans ce cas, les fonctions d’approbation pourront reposer sur des signatures électroniques, un système de gestion de version et de cycle de vie, des fonctions d’audit, ou de gestion des autorisations et de sécurité, pouvant être très sophistiquées.
Les solutions de DAM permettent de segmenter les contenus, ceci pour identifier les cibles à atteindre (entité, périmètre géographique, organisationnel…), et maitriser leur distribution.
L’identification des contenus, au travers de tags, permet de les indexer et d’en faciliter la recherche ultérieure. En complément, l’usage de la taxinomie pour classifier les contenus est une vraie richesse pour l’entreprise. Elle lui impose de définir et d’utiliser un vocabulaire (les taxons) explicite, précis et non ambigu pour gérer ses contenus. Nécessitant très souvent la mise en place d’un thésaurus (hiérarchique ou non).
L’effort initial à produire pour structurer les contenus est un mal nécessaire pour l’entreprise qui souhaite exploiter au mieux sa solution DAM.
L’accès ou la distribution de contenus peut être en « libre-service » (sous réserve des autorisations d’accès) pour les utilisateurs, ou automatisée, pour faciliter le partage de contenus entre le DAM et d’autres systèmes.
Enfin, certains DAM proposent d’ajouter des filigranes sur les contenus, pour en maitriser l’authenticité, et limiter leurs utilisations.
Enfin, la sécurisation des contenus ne doit pas être négligée. Il s’agit généralement de fonctions natives au sein du DAM. La sécurité passe par des fonctions de gestion des accès (utilisateurs/systèmes), de maitrise des canaux de distribution, voire de sécurisation unitaire par contenu sensible. Des fonctions de traçabilité et d’historisation viennent compléter ces principes.
Le DAM, pour quels usages ?
En tant que source de référence des contenus digitaux, le DAM sert plusieurs usages :
- Garantir à l’entreprise de maitriser son patrimoine de contenus numériques pour en faciliter l’accès et l’utilisation. Chaque contenu porte une valorisation, établie lors de sa constitution, il est donc nécessaire d’optimiser son exploitation.
- Mettre à disposition le contenu, au bon moment, au bon endroit et aux bons usagers. Il peut s’agir de publier sur le site institutionnel de l’entreprise son rapport annuel, les offres produits, les éléments de la charte graphique pour utilisation par la presse, une photothèque des acteurs de l’entreprise, les labels…
- Faciliter le travail collaboratif de production et de maintien des contenus numériques. Qu’il s’agisse d’intervenants internes à l’entreprise, ou externes (client, sous-traitant, agence de communication…). L’objectif étant de raccourcir les délais de production, et ce, de façon sécurisée.
- Distribuer les contenus à d’autres systèmes, internes ou externes, de façon rapide, optimisée et sécurisée. Pour, par exemple, alimenter le CRM, les CMS, les systèmes de publipostage, les applications des sous-traitants…
- En retour, au travers d’indicateurs de consommation, mesurer l’usage qui est fait de ces contenus.
En conclusion, chaque éditeur de DAM intègre généralement ces fonctions essentielles, mais certains peuvent les enrichir : Fonctions avancées de visualisation, retouche et conversion d’images, thésaurus, taggage fin des assets, gestion du cycle de vie des contenus, support d’architectures cloud ou in-house, principes d’interfaçage avec les systèmes…
Les fonctions à retenir doivent être adaptées aux enjeux et aux moyens de l’entreprise : ni trop, ni trop peu.
